Ausstehende Rechnungen
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Bank
Top-Ausgaben nach Kategorie
Angebot erstellen
Angebote
| Nummer | Kunde | Leistung | Brutto | Status | Aktionen |
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Neue Rechnung
| Bezeichnung | Menge | Einzelpreis € (netto) | USt. |
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Festschreiben vergibt die fortlaufende Nummer, erzeugt die E-Rechnung (EN 16931) und macht den Beleg unveränderlich — Korrektur nur per Storno.
Rechnungen
| Status | Nummer | Kunde | Datum | Brutto | E-Rechnung | Aktionen |
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Ausgabe erfassen
Beleg hochladen oder hierher ziehen (.pdf, .png, .jpg) — in der Demo wird ein Beleg-Eintrag zum Vervollständigen angelegt; die echte Anwendung liest Betrag, Datum und Lieferant per Texterkennung aus.
Ausgaben
| Status | Belegdatum | Lieferant | Kategorie | Netto | Vorsteuer |
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Bankkonto verbinden
In der echten Anwendung verbindest du dein Geschäftskonto über einen lizenzierten PSD2-Dienst (Betrieb in der EU). Die Demo simuliert ein Konto mit Zahlungen zu deinen Belegen.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
| Beschreibung | Bemessungsgrundlage | Steuerbetrag |
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Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Laufendes Jahr, aus festgeschriebenen Belegen — Storni bereits verrechnet.
Umsatz nach Kunden
Brutto, festgeschriebene Rechnungen abzüglich Storni
Ausgaben nach Kategorie
Netto, erfasste Ausgaben
Kontakt anlegen
Kontakte
Klick auf einen Kunden zeigt alle Belege, Umsatz und offene Posten.
| Firma / Name | Ort | Land | USt-IdNr. | Umsatz |
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Produkt / Leistung anlegen
Produkte
| Bezeichnung | Einheit | Netto | USt. |
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Steuerprofil
Diese Einstellungen steuern Steuerausweis, Pflichthinweise, E-Rechnung und UStVA — in der Demo wirken sie sofort.
Rechnungsdesign
wirkt ab der nächsten FestschreibungMach die Rechnung zu deiner: Logo, Akzentfarbe und ein persönlicher Schlusstext. Die Individualisierung betrifft nur die Darstellung (PDF) — das steuerliche Original (E-Rechnungs-XML) bleibt unverändert.Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben immer vollständig sichtbar — das Design ändert nur Farbe, Logo und Grußtext.
Über diese Demo
Alle Berechnungen laufen mit der echten Kontoflow-Steuer-Engine direkt im Browser; nichts wird gespeichert oder übertragen. In der echten Anwendung kommen dazu: Nutzerkonten mit Mandantentrennung, PostgreSQL mit technisch erzwungener Unveränderbarkeit, unabhängige EN-16931-Validierung jeder Rechnung, PDF-Erzeugung, ELSTER/DATEV und PSD2-Bankanbindung.
Wiederkehrende Rechnungen
Für Kunden mit regelmäßiger Leistung — Wartung, Abo, Retainer. Einmal eingerichtet, erstellt Kontoflow die Rechnung im gewählten Rhythmus automatisch als Entwurf oder schreibt sie direkt fest und versendet sie.
So funktioniert's
Serie anlegen
Kunde, Positionen und Steuerfall wie bei einer normalen Rechnung wählen — nur einmal.
Rhythmus festlegen
Intervall (z. B. monatlich zum 1.), Start- und optionales Enddatum bestimmen.
Laufen lassen
Zum Termin entsteht die Rechnung automatisch — als Entwurf zur Kontrolle oder direkt festgeschrieben und versendet.
Geplante Serien (Beispiel)
| Kunde | Rhythmus | Nächste | Betrag |
|---|---|---|---|
| Studio Nord GbR | Monatlich · 1. | 01.08.2026 | 1.130,50 € |
| Beispiel Handel GmbH | Quartal | 01.10.2026 | 2.856,00 € |
| Alpen Software GmbH | Jährlich | 01.01.2027 | 1.000,00 € |
Gut zu wissen
- Jede erzeugte Rechnung bekommt ihre eigene fortlaufende Nummer und E-Rechnung nach EN 16931.
- Preis- oder Steueränderungen gelten ab der nächsten Ausführung — bereits festgeschriebene Belege bleiben unverändert.
- Serien lassen sich pausieren oder beenden, ohne die Historie zu verlieren.
Belege & revisionssicheres Archiv
Eingangsbelege landen unveränderbar im Archiv (WORM) — inhaltsadressiert, GoBD-konform. Per Texterkennung werden Lieferant, Datum und Betrag vorgeschlagen und mit der passenden Ausgabe verknüpft.
So funktioniert's
Daten prüfen
Kontoflow schlägt Lieferant, Datum, Netto und Vorsteuer vor — du bestätigst oder korrigierst.
Unveränderbar ablegen
Das Original wandert ins WORM-Archiv; die Ausgabe verweist nur noch darauf.
Warum revisionssicher?
- Inhaltsadressiert: gleicher Beleg = gleiches Archivobjekt, keine Dubletten.
- Unveränderbar: einmal abgelegt, kann das Original nicht mehr überschrieben oder gelöscht werden.
- Nachweisbar: die Datenbank hält nur den Verweis (Prüfsumme), das Original liegt im Object-Lock-Speicher.
Ohne Konfiguration
Auch ohne S3-Anbindung funktioniert alles: Belege werden dann sicher in der Datenbank abgelegt. Der Umstieg auf externes Object-Lock-Archiv ist additiv und ändert nichts an bestehenden Belegen.
Mahnwesen
Überfällige Rechnungen im Blick und in eskalierenden Stufen anmahnen: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung. Jede Stufe erzeugt ein PDF an den Kunden; der Beleg selbst bleibt unverändert.
So funktioniert's
Überfällige finden
Kontoflow listet alle offenen Rechnungen, deren Fälligkeit überschritten ist.
Stufe auslösen
Passende Mahnstufe wählen — die nächste Eskalation wird automatisch vorgeschlagen.
Versenden & protokollieren
Das Mahnschreiben (PDF) geht an den Kunden, der Vorgang landet revisionssicher im Mahnprotokoll.
Überfällig (Beispiel)
| Rechnung | Kunde | Fällig seit | Stufe |
|---|---|---|---|
| RE-2026-0004 | Studio Nord GbR | 16 Tage | Erinnerung |
| RE-2026-0005 | Alpen Software GmbH | 3 Tage | fällig |
Sauber getrennt
- Mahnungen gehen an Kunden — niemals verwechselt mit Abo-Abrechnung von Kontoflow selbst.
- Das Mahnprotokoll ist append-only: Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern.
- Verzugszinsen und Mahngebühren bewusst manuell — rechtlich sauber statt automatisch aufgeschlagen.
Anlage EÜR
Die Einnahmenüberschussrechnung entsteht aus denselben Belegen wie deine Rechnungen und Ausgaben — keine getrennte Buchführung. Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben, den amtlichen Zeilen zugeordnet.
Ergebnis (Beispiel-Wirtschaftsjahr)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Betriebseinnahmen (netto) | 8.766,00 € |
| Betriebsausgaben (netto) | −833,53 € |
| Gewinn (Überschuss) | 7.932,47 € |
Werte stammen aus den festgeschriebenen Rechnungen und erfassten Ausgaben dieser Demo.
So kommst du dahin
- Rechnungen ganz normal festschreiben — sie zählen als Betriebseinnahmen.
- Ausgaben mit Beleg und Kategorie erfassen — sie zählen als Betriebsausgaben.
- Kontoflow ordnet alles den amtlichen EÜR-Zeilen zu und bildet den Überschuss.
- Über ELSTER-Übermittlung vorbereiten und übermitteln.
ELSTER-Übermittlung
UStVA und Anlage EÜR werden als ELSTER-Datensatz aufbereitet und über die ERiC-Bibliothek an das Finanzamt übermittelt. Ohne freigeschaltetes ERiC läuft alles als nachvollziehbare Simulation — es wird nichts real gesendet.
So funktioniert's
Zeitraum wählen
Monat oder Quartal für die UStVA, Wirtschaftsjahr für die EÜR bestimmen.
Prüfen
Kennzahlen und Beträge werden angezeigt; Steuernummer und Pflichtangaben werden validiert.
Übermitteln
Mit freigeschaltetem ERiC geht der Datensatz ans Finanzamt — sonst als Simulation mit deterministischem Ticket.
DATEV-Export
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Buchungen und Belege im DATEV-Format exportieren. So bleibt dein Berater in seiner gewohnten Umgebung, während du in Kontoflow arbeitest.
So funktioniert's
- Zeitraum wählen (Monat, Quartal oder Jahr).
- Kontoflow stellt den Buchungsstapel aus festgeschriebenen Rechnungen und Ausgaben zusammen.
- Export herunterladen und dem Steuerberater übergeben — inklusive verknüpfter Belegbilder.
Warum sinnvoll
- Kein doppeltes Erfassen — die Daten stammen direkt aus deinen Belegen.
- Der Steuerberater arbeitet in DATEV weiter, du in Kontoflow.
- Nur festgeschriebene, unveränderliche Belege werden exportiert.
Team & Rollen
Arbeite mit mehreren Personen in einem Unternehmen — mit klar abgestuften Rechten. Einladung per Link, saubere Mandantentrennung, zentral durchgesetzte Rollen.
Die Rollen
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Inhaber | Alles — inkl. Team, Abrechnung, Einstellungen |
| Mitglied | Fachliche Arbeit: Rechnungen, Ausgaben, Bank |
| Buchhaltung | Nur Lesen — Einblick ohne Änderungsrecht |
So lädst du ein
- In Einstellungen die Person mit E-Mail und Rolle einladen.
- Den erzeugten Einladungslink teilen — die Person legt ihr Konto selbst an.
- Rollen jederzeit anpassen; der letzte Inhaber ist geschützt und kann nicht entfernt werden.
Anleitungen — was jedes Werkzeug kann und wie du es benutzt
Kurz, konkret und in der richtigen Reihenfolge. Jeder Abschnitt erklärt: wofür das Werkzeug gut ist, wie du Schritt für Schritt vorgehst und was du für einen sauberen, prüfsicheren Ablauf beachten solltest.
Tastaturkürzel: n neue Rechnung · / Suche · ? Anleitungen · Esc Dialog schließen
Erste Schritte — in 10 Minuten startklarDer empfohlene Weg für den Anfang, in der richtigen Reihenfolge
So richtest du Kontoflow ein
- Steuerprofil vervollständigen (Einstellungen): Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN und Besteuerungsart. Diese Angaben landen auf jeder Rechnung und in ELSTER — einmal sauber eintragen, nie wieder anfassen.
- Rechnungsdesign anpassen (optional): Logo hochladen, Akzentfarbe wählen, persönlichen Schlusstext festlegen — deine Rechnungen tragen ab sofort deine Handschrift.
- Kontakte & Produkte anlegen: deine Stammkunden und wiederkehrende Leistungen als Vorlagen — dann ist jede neue Rechnung in Sekunden fertig.
- Erste Rechnung festschreiben: Kunde wählen, Positionen erfassen, Vorschau prüfen, festschreiben. Damit bekommt sie die fortlaufende Nummer und die E-Rechnung nach EN 16931.
- Bank verbinden & Ausgaben erfassen: Zahlungen zuordnen und Belege hochladen — damit füllen sich UStVA, EÜR und Auswertungen von selbst.
Das Prinzip dahinter
Kontoflow ist ein durchgehender Fluss: Jede festgeschriebene Rechnung und jede erfasste Ausgabe fließt automatisch in Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR, Auswertungen und den DATEV-Export. Du erfasst alles genau einmal — den Rest leitet die Software her, prüfsicher und ohne Doppelarbeit.
Rechnungen & E-RechnungRechtssicher fakturieren, geführt durch jeden Steuerfall
Wofür ist das?
Das Herzstück: Aus Kunde, Positionen und Steuerfall entsteht eine korrekte Rechnung — als PDF und als E-Rechnung nach EN 16931 (CII/ZUGFeRD und UBL). Beim Festschreiben wird der Beleg unveränderlich und bekommt eine lückenlose Nummer.
So gehst du vor
- Kunde & Steuerfall wählen — Regelbesteuert, § 19, § 13b, innergemeinschaftlich oder steuerfrei. Kontoflow führt dich durch die Pflichtangaben.
- Positionen erfassen — Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz. Produkte lassen sich per Auswahl einfügen.
- Vorschau berechnen — Netto, USt je Satz und Bruttobetrag prüfen; fehlende Pflichtangaben werden angezeigt.
- Festschreiben & E-Rechnung — vergibt die fortlaufende Nummer, erzeugt das EN-16931-XML und sperrt den Beleg gegen Änderungen.
Gut zu wissen
- Korrektur nur per Storno — das Original bleibt erhalten, ein Gegenbeleg gleicht es aus.
- Für echte XRechnung an Behörden: Käufer-Referenz (Leitweg-ID), elektronische Adressen und Kontakt hinterlegen.
- Das steuerliche Original ist das XML — das PDF ist nur die lesbare Darstellung derselben Zahlen.
Aufträge & AngeboteAngebote erstellen und in Rechnungen umwandeln
Wofür ist das?
Angebote schreiben, deren Status verfolgen (offen, angenommen) und bei Zusage mit einem Klick in einen Rechnungsentwurf übernehmen — ohne alles neu zu tippen.
So gehst du vor
- Kunde & Leistung wählen, Menge und Gültigkeit festlegen — das Angebot bekommt eine eigene Nummer (AN-…).
- Status pflegen: als angenommen markieren, wenn der Kunde zusagt.
- In Rechnung umwandeln — die Positionen landen im Rechnungsentwurf, den du nur noch festschreibst.
Gut zu wissen
- Ein Angebot ist steuerlich unverbindlich — erst die festgeschriebene Rechnung zählt.
Ausgaben & BelegeBelege erfassen, Vorsteuer im Griff, revisionssicher archiviert
Wofür ist das?
Betriebsausgaben erfassen — mit Kategorie und Vorsteuer. Belege wandern unveränderbar ins Archiv (WORM). Die Ausgaben fließen in UStVA und EÜR ein.
So gehst du vor
- Beleg hochladen (PDF/JPG/PNG) oder Ausgabe manuell anlegen.
- Lieferant, Datum, Netto und Vorsteuersatz bestätigen — bei Belegen schlägt die Texterkennung Werte vor.
- Speichern — die Vorsteuer wird verbucht, das Original bleibt revisionssicher erhalten.
Gut zu wissen
- Gleiche Belege werden erkannt und nicht doppelt abgelegt (inhaltsadressiert).
- Zahlungen aus der Bank lassen sich direkt als Ausgabe erfassen — die Vorsteuer wird herausgerechnet.
BankUmsätze abrufen und Zahlungen zuordnen
Wofür ist das?
Kontoumsätze automatisch per PSD2 abrufen oder als CSV importieren, eingehende Zahlungen offenen Rechnungen zuordnen und Abbuchungen als Ausgabe erfassen.
So gehst du vor
- Konto verbinden (Demo: „Demo-Konto verbinden") oder CSV importieren.
- Eingang zuordnen — Kontoflow schlägt die passende offene Rechnung vor; ein Klick setzt sie auf „bezahlt".
- Ausgang erfassen — Abbuchungen als Betriebsausgabe übernehmen, Vorsteuer wird herausgerechnet.
Gut zu wissen
- Erneuter Abruf dedupliziert — bereits bekannte Umsätze tauchen nicht doppelt auf.
- Ein Widerruf der Kontoverbindung zieht die Einwilligung auch beim Anbieter zurück.
MahnwesenÜberfälliges in Stufen anmahnen
Wofür ist das?
Offene, überfällige Rechnungen strukturiert nachverfolgen: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung — jeweils mit PDF an den Kunden und revisionssicherem Protokoll.
So gehst du vor
- Überfällige öffnen — die Liste zeigt Betrag und Tage seit Fälligkeit.
- Stufe auslösen — die nächste Eskalationsstufe wird vorgeschlagen.
- Versenden — das Schreiben geht an den Kunden, der Vorgang wird protokolliert.
Gut zu wissen
- Der Beleg selbst bleibt unverändert — nur das Mahnprotokoll wächst.
- Verzugszinsen/Mahngebühren bewusst manuell (rechtlich sauber).
Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)Zahllast aus den Belegen, direkt für ELSTER
Wofür ist das?
Die UStVA fasst deine Umsatzsteuer (aus Rechnungen) und Vorsteuer (aus Ausgaben) für einen Zeitraum zusammen und bildet sie auf die amtlichen ELSTER-Kennzahlen ab.
So gehst du vor
- Zeitraum wählen (Monat oder Quartal).
- Kennzahlen prüfen — steuerpflichtige Umsätze, USt, abziehbare Vorsteuer, Zahllast.
- An ELSTER übergeben — über ELSTER-Übermittlung vorbereiten.
Gut zu wissen
- Storni und Vorsteuer wirken automatisch auf die richtigen Kennzahlen.
- Kleinunternehmer nach § 19 geben keine UStVA ab — die Ansicht zeigt dann 0-Werte.
Anlage EÜREinnahmen minus Ausgaben = Gewinn
Wofür ist das?
Die Einnahmenüberschussrechnung ermittelt deinen steuerlichen Gewinn aus Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben — den amtlichen Zeilen zugeordnet, bereit für ELSTER.
So gehst du vor
- Rechnungen festschreiben und Ausgaben erfassen — mehr ist für die Datengrundlage nicht nötig.
- Unter Anlage EÜR das Ergebnis prüfen (Einnahmen, Ausgaben, Überschuss).
- Über ELSTER vorbereiten und übermitteln.
ELSTER-ÜbermittlungUStVA & EÜR ans Finanzamt
Wofür ist das?
Bereitet UStVA und Anlage EÜR als ELSTER-Datensatz auf und übermittelt sie über ERiC. Ohne freigeschaltetes ERiC läuft alles als Simulation — nichts wird real gesendet.
So gehst du vor
- Steuernummer im Steuerprofil hinterlegen.
- Zeitraum wählen und die Kennzahlen prüfen.
- Übermitteln — mit ERiC ans Finanzamt, sonst als nachvollziehbare Simulation mit Ticket.
Gut zu wissen
- Solange der Testmerker gesetzt ist, wird nichts produktiv verarbeitet.
- Doppelte Abgabe desselben Zeitraums wird verhindert.
Team & RollenGemeinsam arbeiten, klar abgestuft
Wofür ist das?
Mehrere Personen in einem Unternehmen mit passenden Rechten: Inhaber (alles), Mitglied (fachliche Arbeit), Buchhaltung (nur Lesen).
So gehst du vor
- In den Einstellungen mit E-Mail und Rolle einladen.
- Einladungslink teilen — die Person legt ihr Konto selbst an.
- Rollen bei Bedarf anpassen; der letzte Inhaber ist geschützt.
Gut zu wissen
- Rechte werden zentral erzwungen — Nur-Lesen bleibt Nur-Lesen, auch technisch.
- Mandantentrennung: fremde Organisationen sind nie sichtbar.
Steuerprofil & EinstellungenDie Grundlage für korrekte Belege
Wofür ist das?
Hier legst du fest, wer du steuerlich bist: Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN, Besteuerungsart (Soll/Ist), Zahlungsziel und ob Kleinunternehmer nach § 19.
So gehst du vor
- Stammdaten vollständig ausfüllen — sie erscheinen auf jeder Rechnung und in ELSTER.
- Besteuerung & Zahlungsziel wählen — beeinflusst UStVA und Fälligkeiten.
- Speichern — ab jetzt sind Rechnungen und Steuerauswertungen korrekt vorbelegt.
Gut zu wissen
- Für EU-Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen ist deine eigene USt-IdNr. Pflicht.
- Die Steuernummer wird für die ELSTER-Übermittlung benötigt.
Häufige FragenKurz beantwortet — von Festschreibung bis E-Rechnungs-Pflicht
Kann ich eine festgeschriebene Rechnung noch ändern?
Nein — und genau das ist der Schutz. Festgeschriebene Belege sind unveränderlich (GoBD). Fehler korrigierst du per Storno: Es entsteht ein Gegenbeleg, das Original bleibt erhalten, die Nummernfolge bleibt lückenlos. Danach schreibst du die korrigierte Rechnung neu — am schnellsten über Duplizieren.
Muss ich E-Rechnungen verschicken?
Im B2B-Bereich in Deutschland gilt die E-Rechnungs-Pflicht schrittweise: Empfangen können muss sie seit 2025 jedes Unternehmen, das Versenden wird bis 2027/2028 zur Pflicht. Kontoflow erzeugt bei jeder Festschreibung automatisch das EN-16931-XML — du bist damit von Anfang an auf der sicheren Seite. [rechtlich prüfen: Übergangsfristen je nach Umsatz]
Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
Das XML ist das steuerliche Original — maschinenlesbar nach EN 16931 (ZUGFeRD/XRechnung). Das PDF ist nur die für Menschen lesbare Darstellung derselben Zahlen. Deshalb ändert auch dein Rechnungsdesign (Logo, Farbe) nie etwas am XML.
Ich bin Kleinunternehmer (§ 19) — was ist anders?
Du weist keine Umsatzsteuer aus, deine Rechnungen tragen automatisch den Befreiungshinweis, und du gibst keine UStVA ab (die Ansicht zeigt 0-Werte). Die EÜR und alle anderen Funktionen nutzt du ganz normal. Stelle es einfach im Steuerprofil um.
Sind meine Daten sicher — und wo liegen sie?
Betrieb in der EU, Mandantentrennung auf Datenbank-Ebene, Unveränderbarkeit per DB-Trigger erzwungen, Belegarchiv revisionssicher (WORM). In dieser Demo bleibt übrigens alles in deinem Browser — nichts wird übertragen.
Wie arbeitet mein Steuerberater damit?
Über den DATEV-Export: ein Buchungsstapel aus allen festgeschriebenen Rechnungen und Ausgaben, den deine Kanzlei direkt einlesen kann. Alternativ bekommt sie mit der Rolle „Buchhaltung" (nur Lesen) eigenen Zugriff.