Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was seit 2025 gilt — und was oft falsch verstanden wird

Für Kleinunternehmer haben sich zwei Dinge gleichzeitig geändert: die Schwellenwerte des § 19 UStG und die Regeln rund um die E-Rechnung. Beides wird oft vermischt — dabei betrifft das eine deine Umsatzsteuer und das andere nur die Form deiner Belege.

Die neuen Grenzen: 25.000 und 100.000 Euro

Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwei Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen:

• Der Vorjahresumsatz lag bei höchstens 25.000 Euro.
• Der Umsatz im laufenden Jahr übersteigt 100.000 Euro nicht.

Maßgeblich ist jeweils der Gesamtumsatz. Die entscheidende Neuerung steckt aber nicht in den Zahlen, sondern im Verhalten der zweiten Grenze.

Der Moment, in dem es kippt

Früher galt: Wer im laufenden Jahr über die Grenze rutschte, blieb bis zum Jahresende Kleinunternehmer und wurde erst im Folgejahr regelbesteuert. Das ist vorbei. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet der Status sofort — ab genau dem Umsatz, der die Grenze reißt.

Praktisch bedeutet das: Die Rechnung, mit der du über 100.000 Euro kommst, ist bereits mit Umsatzsteuer auszustellen. Wer das erst beim Jahresabschluss bemerkt, hat eine Reihe von Rechnungen ohne Steuer verschickt, die er nachträglich korrigieren muss — bei Privatkunden ein teures Vergnügen, weil sich die Steuer dort selten nachfordern lässt.

Was daraus folgt: Du brauchst keinen Jahresabschluss, um diese Grenze zu überwachen, sondern einen laufenden Blick auf den kumulierten Umsatz. Software, die dir das nur einmal im Jahr zeigt, hilft an dieser Stelle nicht.

Die EU-Kleinunternehmerregelung

Ebenfalls neu seit 2025 ist die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung auch für Umsätze in anderen EU-Staaten zu nutzen. Der Rahmen: höchstens 100.000 Euro EU-weiter Jahresumsatz, dazu die jeweilige nationale Schwelle des Ziellandes. Die Teilnahme läuft über eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern und verlangt eine quartalsweise Meldung der EU-Umsätze.

Für die meisten kleinen Betriebe ist das nicht relevant. Wer aber regelmäßig an Kunden in Österreich oder den Niederlanden verkauft, sollte die Regelung kennen — sie erspart unter Umständen eine Registrierung im Ausland.

E-Rechnung: ausgenommen beim Ausstellen, verpflichtet beim Empfangen

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Beides ist richtig, und beides gilt gleichzeitig:

Die Empfangspflicht ist niedrigschwelliger, als sie klingt: Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg, und deine Zustimmung ist nicht erforderlich. Dein Lieferant darf dir ab sofort eine XRechnung schicken, ob du damit rechnest oder nicht.

Der eigentliche Aufwand liegt deshalb nicht im Empfangen, sondern im Lesen und Aufbewahren. Eine XML-Datei, die in einem Postfach zwischen Newslettern liegt, ist weder erfasst noch archiviert. Und aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz selbst — acht Jahre lang, nicht der Ausdruck.

Was du konkret tun solltest

1. Eine feste Rechnungsadresse einrichten und Lieferanten mitteilen. Nicht das persönliche Postfach.
2. Einmal ausprobieren, ob du eine XRechnung öffnen und verstehen kannst. Wenn nicht, fehlt dir ein Werkzeug — und zwar jetzt, nicht 2028.
3. Den laufenden Umsatz im Blick behalten, nicht nur den des Vorjahres. Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort.
4. Auf den Hinweis in deinen Rechnungen achten: Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis auf § 19 UStG. Fehlt er, entstehen Rückfragen.
5. Prüfen, ob sich der Verzicht lohnt. Wer hohe Anschaffungen plant und überwiegend an Unternehmen verkauft, fährt mit der Regelbesteuerung wegen des Vorsteuerabzugs mitunter besser. Das ist eine Rechnung, die sich lohnt — im Zweifel gemeinsam mit der Steuerberatung.

Kontoflow kennt den Kleinunternehmer-Fall: Im Steuerprofil hinterlegt, verschwindet der Steuerausweis aus Rechnungen und Auswertungen, der Hinweis auf § 19 UStG erscheint automatisch. In der Demo ausprobieren.

Fazit

Als Kleinunternehmer darfst du beim Ausstellen entspannt bleiben — beim Empfangen nicht. Und der eigentliche Stolperstein der letzten Reform ist nicht die E-Rechnung, sondern die 100.000-Euro-Grenze, die mitten im Jahr zuschlägt. Wer seinen laufenden Umsatz kennt, hat beides im Griff.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung.