E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Die Fristen, die Ausnahmen und was jetzt zu tun ist

Die E-Rechnung ist keine Ankündigung mehr, sondern geltendes Recht — nur eben in Etappen. Wer heute klein anfängt, hat 2028 nichts mehr zu tun. Dieser Artikel sortiert die Fristen, benennt die Ausnahmen und endet mit einer Liste, die du an einem Nachmittag abarbeiten kannst.

Was eine E-Rechnung wirklich ist — und was nicht

Der häufigste Irrtum steckt schon im Wort. Eine E-Rechnung ist nicht „eine Rechnung, die per E-Mail kommt“. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Umweg über Augen und Tastatur lesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931; in Deutschland erfüllen das vor allem die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind).

Ein PDF, das du am Bildschirm lesen kannst, ein Ausdruck oder ein eingescanntes Blatt sind dagegen sonstige Rechnungen. Sie bleiben zulässig, solange die Übergangsfristen laufen — aber sie erfüllen die Pflicht nicht, sobald sie greift.

Das Bundesfinanzministerium hat im Schreiben vom 15. Oktober 2025 einen Punkt betont, der in der Praxis oft untergeht: Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD ist der XML-Teil führend. Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählen die Daten. Wer also ein hübsches PDF gestaltet und die eingebetteten Werte nicht pflegt, verschickt formal eine falsche Rechnung.

Die Fristen im Überblick

Es gibt zwei getrennte Pflichten, und sie beginnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Das ist der Kern der ganzen Sache.

Für die allermeisten Selbstständigen und kleinen Betriebe heißt das konkret: 2027 ist noch Luft, 2028 ist Schluss mit Papier. Wer aber schon 2026 einen Umsatz über 800.000 Euro macht, ist bereits am 1. Januar 2027 dran — und muss die Umstellung im Jahr 2026 planen, nicht erst im Dezember.

Was dauerhaft ausgenommen bleibt

Nicht jede Rechnung muss je elektronisch werden. Dauerhaft ausgenommen sind nach den einschlägigen Vorschriften der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§§ 33, 34 UStDV) unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto — der Klassiker im Handwerk und im Einzelhandel.
• Fahrausweise jeder Art.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Achtung: Das befreit nur vom Ausstellen. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sowie viele nach § 4 UStG steuerfreie Umsätze.

Diese Ausnahmen sind eine Erleichterung, kein Freibrief. Wer überwiegend an Geschäftskunden fakturiert, kommt mit ihnen nicht durch das Jahr 2028.

Drei Arten von Fehlern — und warum Prüfen wichtig wird

Das BMF unterscheidet in seinem Schreiben drei Ebenen, auf denen eine E-Rechnung scheitern kann. Die Unterscheidung ist praktisch nützlich, weil sie erklärt, warum ein technisch „funktionierendes“ Dokument trotzdem unbrauchbar sein kann:

1. Formatfehler — die Datei entspricht syntaktisch nicht der EN 16931. Ein Programm kann sie gar nicht erst einlesen.
2. Verstöße gegen Geschäftsregeln — die Datei ist lesbar, aber in sich unlogisch. Klassiker: Die Summe der Positionen passt nicht zum ausgewiesenen Steuerbetrag.
3. Inhaltliche Fehler — formal alles korrekt, aber eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG fehlt.

Für ein- und ausgehende Rechnungen wird eine Prüfung dringend empfohlen, und das Ergebnis sollte dokumentiert werden. In der Praxis bedeutet das: Deine Software sollte beim Festschreiben prüfen — nicht der Steuerberater drei Monate später.

Warum das mehr als Formalität ist: Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug deines Kunden wackeln. Das merkst du nicht am Finanzamt, sondern daran, dass ein Kunde die Rechnung zurückschickt — im ungünstigsten Fall Wochen nach dem Zahlungsziel.

Aufbewahrung: acht Jahre, und der strukturierte Teil zählt

Eine E-Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie entstanden ist. Ein Ausdruck reicht nicht, ein neu erzeugtes PDF ebenfalls nicht: Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss unverändert erhalten bleiben.

Die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO, § 257 HGB). Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren. Wer beides in einen Topf wirft, wirft entweder zu früh weg oder schleppt zu lange mit.

Die Checkliste: was du an einem Nachmittag erledigen kannst

1. Empfangsadresse festlegen und bekannt geben. Eine feste Adresse wie rechnungen@deine-firma.de, die nicht am persönlichen Postfach eines Mitarbeiters hängt. Auf Website, Bestellungen und in der Signatur nennen.
2. Prüfen, ob du eingehende E-Rechnungen wirklich lesen kannst. Bitte einen Lieferanten um eine Test-XRechnung — oder öffne eine in deiner Buchhaltung. Wenn dabei nur ein unlesbares XML herauskommt, fehlt dir ein Baustein.
3. Deinen Vorjahresumsatz notieren. Er entscheidet, ob du 2027 oder 2028 ausstellen musst. Bei 800.000 Euro verläuft die Grenze.
4. Stammdaten aufräumen. Vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern. E-Rechnungen verzeihen keine Lücken, die auf Papier niemand bemerkt hätte.
5. Eine Rechnung testweise als E-Rechnung ausstellen — auch wenn du noch nicht musst. Der erste Durchlauf bringt die Überraschungen ans Licht, nicht der hundertste.
6. Aufbewahrung klären. Wo liegt der strukturierte Datensatz in acht Jahren? Ein Ordner auf einem Notebook ist keine Antwort.

In der interaktiven Demo von Kontoflow kannst du diesen Weg ohne Anmeldung durchspielen: Rechnung anlegen, festschreiben, E-Rechnung nach EN 16931 erzeugen und die enthaltenen Daten ansehen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist weniger dramatisch, als ihre Ankündigung klingt — aber sie ist unausweichlich. Empfangen musst du längst. Ausstellen musst du je nach Größe ab 2027 oder 2028. Dazwischen liegt genug Zeit, um es in Ruhe zu tun, und genau darin besteht die Gefahr: Ruhe fühlt sich an wie Zeit im Überfluss, bis sie es nicht mehr ist.

Der ehrlichste Rat ist deshalb unspektakulär: Stell eine einzige Rechnung freiwillig auf E-Rechnung um, bevor du musst. Alles Weitere ist dann Routine statt Projekt.