Begriffe der Buchhaltung, kurz erklärt
18 Definitionen — jede so geschrieben, dass sie für sich allein verständlich bleibt. Ausführlicher wird es in den Beiträgen des Magazins.
Aufbewahrungsfrist
Buchungsbelege und Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren; zuvor waren es zehn. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
Ausführlich im Beitrag →E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, das ohne manuelles Abtippen maschinell verarbeitet werden kann. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Ausführlich im Beitrag →Einnahmenüberschussrechnung
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Sie steht nicht bilanzierungspflichtigen Betrieben offen und wird als Anlage EÜR übermittelt.
Ausführlich im Beitrag →ELSTER
ELSTER ist das elektronische Verfahren der deutschen Finanzverwaltung zur Übermittlung von Steuererklärungen und Anmeldungen, etwa der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Ausführlich im Beitrag →EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese benannt werden. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen sie.
Ausführlich im Beitrag →Factur-X
Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und wird gemeinsam mit diesem weiterentwickelt. Die Formate sind technisch weitgehend identisch.
Ausführlich im Beitrag →Festschreibung
Als Festschreibung wird der Vorgang bezeichnet, mit dem ein Beleg endgültig wird: Er erhält seine fortlaufende Nummer und ist danach nicht mehr änderbar. Erst ab diesem Zeitpunkt gilt er als Rechnung.
Ausführlich im Beitrag →GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit.
Ausführlich im Beitrag →Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto darf verkürzte Pflichtangaben enthalten und ist dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Ausführlich im Beitrag →Kleinunternehmerregelung
Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 25.000 Euro betrug und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug.
Ausführlich im Beitrag →Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die öffentliche Auftraggeber vergeben, damit eine elektronische Rechnung im Behördennetz der richtigen Stelle zugeordnet werden kann. Ohne sie wird eine XRechnung an die Verwaltung in der Regel abgewiesen.
Ausführlich im Beitrag →Peppol
Peppol ist ein internationales Netzwerk zum sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Rechnungen werden dabei über zugelassene Zugangspunkte statt per E-Mail übertragen.
Ausführlich im Beitrag →Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung meldet die im Voranmeldungszeitraum entstandene Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer an das Finanzamt. Sie wird elektronisch über ELSTER übermittelt.
Ausführlich im Beitrag →Unveränderbarkeit
Unveränderbarkeit bedeutet, dass eine einmal festgeschriebene Buchung oder Rechnung nachträglich nicht mehr geändert werden darf. Korrekturen entstehen als neuer Beleg, etwa als Stornorechnung; der ursprüngliche Beleg bleibt erhalten.
Ausführlich im Beitrag →Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in ein Unternehmen gelangen, wie sie verarbeitet und aufbewahrt werden und wie nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Die GoBD verlangen sie unabhängig von der Betriebsgröße.
Ausführlich im Beitrag →Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug erlaubt Unternehmen, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Voraussetzung ist eine formal korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben.
Ausführlich im Beitrag →XRechnung
XRechnung ist ein rein XML-basiertes E-Rechnungsformat und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Gültig ist derzeit Version 3.0.2.
Ausführlich im Beitrag →ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: ein PDF/A-3-Dokument, in das derselbe Rechnungsinhalt zusätzlich als XML eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Programme lesen das XML.
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