Pflichtangaben auf der Rechnung: Was nach § 14 UStG drinstehen muss
Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG neun Angaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV vereinfachte Angaben: Aussteller, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag mit Steuersatz.
Auf einen Blick
- Rechtsgrundlage
- § 14 Abs. 4 UStG, Zusätze in § 14a UStG
- Anzahl Pflichtangaben
- neun
- Kleinbetragsgrenze
- 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- Rechnungsnummer
- fortlaufend und einmalig — Lücken müssen erklärbar sein
- Ausstellungsfrist
- sechs Monate bei Bau- und Grundstücksleistungen an Privatpersonen
- Folge bei Fehlern
- der Vorsteuerabzug des Empfängers ist gefährdet
Eine Rechnung ist kein formloses Schreiben mit einem Betrag darauf. Das Umsatzsteuergesetz sagt ziemlich genau, was drinstehen muss — und fehlt etwas, trägt nicht dein Kunde den Ärger allein, sondern am Ende auch du.
Warum die Formalien mehr sind als Bürokratie
Der Grund für die Genauigkeit liegt im Vorsteuerabzug. Dein Geschäftskunde zieht die in deiner Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer von seiner eigenen Steuerschuld ab. Damit das Finanzamt das nachvollziehen kann, muss die Rechnung eindeutig zeigen, wer wem was wann geliefert hat und wie viel Steuer darauf entfällt. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Abzug gefährdet — und deine Rechnung kommt zurück.
Die neun Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers — also deine.
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Eine von beiden genügt; bei EU-Geschäften brauchst du die USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung. „Beratung“ allein reicht nicht — es muss erkennbar sein, was geleistet wurde.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung. Der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist zulässig, wenn er zutrifft.
- Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen.
- Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag — oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Der Klassiker unter den Fehlern: eine zu unbestimmte Leistungsbeschreibung. „Diverse Arbeiten“, „Projektarbeit“ oder „nach Absprache“ genügen nicht. Es muss ohne Rückfrage erkennbar sein, wofür gezahlt wurde.
Rechnungen bis 250 Euro: die Erleichterung
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto lässt § 33 UStDV vier Angaben genügen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe plus Steuersatz — oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
Anschrift des Empfängers und Rechnungsnummer entfallen. Das ist der Grund, warum ein Kassenbon als Beleg funktioniert. Ausgenommen von dieser Erleichterung sind unter anderem der Versandhandel, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fälle mit Steuerschuldverlagerung.
Praktischer Nebeneffekt: Kleinbetragsrechnungen sind auch dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Zusätze, die man am häufigsten vergisst
| Fall | Was zusätzlich hineingehört |
|---|---|
| Abrechnung durch den Empfänger | das Wort „Gutschrift“ — gemeint ist die Abrechnungsgutschrift, nicht die Rechnungskorrektur |
| Steuerschuldverlagerung (Reverse-Charge) | USt-IdNr. beider Seiten und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | USt-IdNr. beider Seiten und Hinweis auf die Steuerfreiheit |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | kein Steuerausweis, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung |
| Bau- und Grundstücksleistungen an Privatpersonen | Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Empfängers; Ausstellung innerhalb von sechs Monaten |
Die Rechnungsnummer: fortlaufend, nicht kompliziert
Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein — mehr verlangt das Gesetz nicht. Erlaubt sind Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben und mehrere getrennte Kreise, etwa je Jahr, je Filiale oder je Belegart. Was nicht geht: dieselbe Nummer zweimal, oder Nummern, die sich beim Sortieren einer Tabelle verschieben.
Lücken sind nicht automatisch schädlich, müssen aber erklärbar bleiben. Genau daran scheitern Tabellenkalkulationen im Alltag: Eine gelöschte Zeile hinterlässt eine Lücke, an die sich zwei Jahre später niemand erinnert. Eine Software, die Nummern erst beim Festschreiben vergibt und danach sperrt, nimmt dir diese Diskussion ab.
Wenn doch etwas falsch ist
Eine bereits ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben. Entweder du stornierst sie vollständig und schreibst eine neue, oder du erstellst ein Berichtigungsdokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Beide Belege bleiben erhalten — das verlangen die GoBD, und es ist auch der einzige Weg, der später nachvollziehbar bleibt.
In Kontoflow prüft die Anwendung vor dem Festschreiben, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, und nennt fehlende beim Namen. In der Demo ausprobieren — ohne Anmeldung.
Fazit
Neun Angaben, eine Erleichterung für Kleinbeträge, eine Handvoll Zusätze für Sonderfälle. Das ist die ganze Liste. Wer sie einmal in seine Vorlage einbaut — oder eine Software nutzt, die sie prüft —, muss nie wieder darüber nachdenken.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung bleibt zivilrechtlich wirksam, aber der Vorsteuerabzug deines Kunden ist gefährdet. In der Praxis merkst du das daran, dass die Rechnung zurückkommt — oft erst Wochen später, wenn die Buchhaltung sie prüft.
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss fortlaufend und einmalig vergeben sein. Lücken sind nicht automatisch verboten, müssen aber erklärbar bleiben. Mehrere getrennte Nummernkreise sind zulässig, solange jede Nummer nur einmal vorkommt.
Was gilt bei Rechnungen bis 250 Euro?
Nach § 33 UStDV genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe zusammen mit dem Steuersatz. Anschrift des Empfängers und Rechnungsnummer entfallen.
Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
Alle Pflichtangaben außer Steuersatz und Steuerbetrag, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Wird trotzdem Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du diese dem Finanzamt.
Quellen und weiterführende Informationen
Wir bauen eine Buchhaltung für kleine Unternehmen — und schreiben über das, worüber wir dabei selbst stolpern. Fachliches belegen wir mit Quellen und nennen zu jedem Beitrag den Stand, auf den er sich bezieht. Für Ihren Einzelfall ersetzt das keine Steuerberatung.
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